IATF16949/ISO9001-2015顧客信息反饋管理程序

顧客信息反饋管理程序

1.目的：

對顧客的需求、變更及反饋信息進行收集、分析，采取必要的糾正或預防措施，改進和提高產(chǎn)品及服務質(zhì)量，以實現(xiàn)顧客滿意。

2.適用范圍：

適用于顧客的需求、變更及反饋信息處理的所有活動。

3．職責：

3.1業(yè)務部：負責顧客需求、變更、反饋、抱怨信息的接收、記錄并向公司內(nèi)部傳達。

3.2技術(shù)部：負責顧客需求、變更信息的分析、處理;配合質(zhì)量部對顧客反饋/抱怨信息的調(diào)查和回復并采取相應措施改進。

3.3質(zhì)量部:負責顧客反饋/抱怨信息的調(diào)查和回復并采取相應措施改進;并負責改進效果跟蹤驗證。

3.4相關(guān)責任部門：

3.4.1顧客需求信息的分析、處理。

3.4.2顧客反饋、投訴之原因分析。

3.4.3顧客反饋、投訴的糾正與預防措施擬定、執(zhí)行。

3.4.4顧客反饋、投訴之糾正與預防措施效果確認。

4.術(shù)語：

顧客反饋：主要指顧客的投訴、顧客的抱怨、顧客的意見等。

5.工作程序：

5.1顧客信息分類：

5.1.1顧客需求信息，包括：

A.顧客月需求計劃;

B.顧客合同，訂單信息;

C.顧客追加需求計劃;

D.顧客特殊需求計劃。

5.1.2顧客變更信息，包括：

A.顧客圖紙變更;

B.顧客產(chǎn)品設(shè)計變更;

C.顧客的其他變更(如對產(chǎn)品的包裝、運輸變更及檢驗頻次、方法等變更)。

5.1.3顧客反饋、投訴信息：如顧客對產(chǎn)品的抱怨(口頭及書面)或退貨等。

5.1.4顧客滿意度信息：對產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務及價格等方面的滿意度信息。

5.2顧客信息接收：

5.2.1顧客需求信息接收：業(yè)務部以電話、E-MAIL、客戶網(wǎng)絡平臺、傳真等形式接受，并形成書面通知或《月生產(chǎn)預測計劃表》、《特殊產(chǎn)品需求計劃表》、《訂單變更通知單》。

5.2.2顧客變更信息接收：業(yè)務部要求顧客以圖紙、變更記錄等書面正式文件下達我公司，業(yè)務部保留原件，復印件下發(fā)技術(shù)部。

5.2.3顧客反饋、投訴信息接收：顧客反饋、投訴以各種形式到達公司后，由業(yè)務部及時接收匯總登記到《顧客信息反饋記錄表》，并以書面形式當日內(nèi)下發(fā)至技術(shù)部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部。

5.2.4顧客滿意度信息接收：業(yè)務部建立《顧客聯(lián)系方式一覽表》，并每月以電話、傳真、走訪等形式按《顧客滿意度調(diào)查表》的項目向客戶咨詢并記錄。

5.3顧客信息傳遞：按《信息溝通管理程序》執(zhí)行。

5.4顧客信息分析、處理：

5.4.1顧客需求信息分析、處理：

A.業(yè)務部在接受到顧客生產(chǎn)方面的需求計劃時，在形成《月生產(chǎn)預測計劃表》時必須考慮公司供貨比例、三方物流庫存及本公司庫存情況。

B.顧客產(chǎn)品訂單評審：按《顧客合同評審管理規(guī)定》執(zhí)行。

C.生產(chǎn)部接到業(yè)務部下發(fā)《月生產(chǎn)預測計劃表》、《特殊產(chǎn)品需求計劃表》或《訂單變更通知單》后按《生產(chǎn)過程控制程序》進行生產(chǎn)，業(yè)務部定期整理《出庫單》、《調(diào)撥單》核對是否滿足客戶需求。

D.對于顧客其他方面的需求，由業(yè)務部下發(fā)書面通知至相關(guān)部門，由相關(guān)部門進行分析、處理，以滿足客戶需求。

5.4.2顧客變更信息分析、處理：業(yè)務部下發(fā)相關(guān)客戶變更通知或變更記錄、圖紙至技術(shù)部，由技術(shù)部按《產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃控制程序》、《變更管理規(guī)定》執(zhí)行。

5.4.3顧客反饋、投訴信息分析、處理：質(zhì)量部(必要時技術(shù)部配合)根據(jù)顧客反饋/抱怨的內(nèi)容對其進行調(diào)查，并對顧客退貨產(chǎn)品進行檢驗分析(三個工作日內(nèi)完成)，依據(jù)調(diào)查和分析的結(jié)果判定其責任歸屬。

5.4.3.1顧客反饋的責任判定：

A.經(jīng)調(diào)查和分析，如顧客反饋/抱怨為顧客本身造成的責任，由質(zhì)量部書面做出分析說明，經(jīng)總經(jīng)理批復后回復顧客。

B.經(jīng)調(diào)查和分析，如顧客反饋/抱怨為公司內(nèi)部造成，由質(zhì)量部通知相關(guān)責任單位;必要時，以質(zhì)量部為主導召集責任部門召開專題分析會。

5.4.3.2制定糾正與預防措施：相關(guān)責任部門根據(jù)顧客反饋/抱怨的主要原因擬定糾正與預防措施，予以處置，并防止類似事件的再次發(fā)生。

5.4.3.3糾正與預防措施的核準及回復：

A.質(zhì)量部對責任部門的糾正與預防措施進行匯總整理，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總審查核準后回復顧客;

B.如相關(guān)責任部門的糾正與預防措施未能被審查核準的，則由責任部門重新對其進行原因分析和重新擬定糾正與預防措施，直至此問題得到有效處理和解決;

C.質(zhì)量部接受到的顧客抱反饋/抱怨必須在7個工作日(含)或顧客要求的時間內(nèi)回復給顧客，如因調(diào)查和/或分析原因而導致回復時間延誤，必須事先跟顧客聯(lián)絡，并征得顧客同意。

5.4.3.4糾正與預防措施實施及效果驗證：

A.相關(guān)責任部門根據(jù)審查核準后的糾正與預防措施實施改進，質(zhì)量部根據(jù)其改進效果追蹤和驗證;

B.對驗證有效的并能達到預期目的的，由質(zhì)量部將有效統(tǒng)計數(shù)據(jù)等證據(jù)提供責任部門，要求其修訂或重新制訂相關(guān)的作業(yè)標準。

C.對驗證無效的，由質(zhì)量部要求相關(guān)責任部門重新進行原因分析和重新擬定糾正與預防措施，直到其得到有效的處理和解決。

5.4.4顧客滿意度信息分析、處理：

5.4.4.1業(yè)務部定期對《顧客滿意度調(diào)查表》進行分析，對統(tǒng)計在85分以上的項目持續(xù)保持;70-85分以上的項目提出改進;70分以下的項目提出糾正措施;并將一年兩次的分析結(jié)果進行比較。

5.4.4.2業(yè)務部就分析結(jié)果形成《顧客滿意度調(diào)查報告》，對發(fā)生的問題點提出糾正措施以及改善事項，并下發(fā)《糾正預防措施要求單》，要求相關(guān)部門整改。

5.5文件/記錄存檔：

5.5.1顧客要求時，反饋/抱怨的回復應按顧客規(guī)定的表單與之溝通。

5.5.2所有因顧客信息修改或重新制訂相關(guān)標準及工藝文件，按《文件控制程序》進行。

5.5.3所有因顧客信息產(chǎn)生的記錄按《記錄控制程序》執(zhí)行并由相關(guān)部門存檔。

5.5.4針對每月的顧客反饋/抱怨和退貨產(chǎn)品的狀況由業(yè)務部將其統(tǒng)計匯總并形成《外部不合格/退貨統(tǒng)計表》。

5.5.5顧客反饋/抱怨的次數(shù)及處理情況由業(yè)務部年度管理評審會議上提出，以便讓公司領(lǐng)導和相關(guān)部門了解顧客對公司產(chǎn)品質(zhì)量、交付、服務的狀況及需求。

6.相關(guān)文件：

《信息溝通管理程序》

《生產(chǎn)過程控制程序》

《產(chǎn)品質(zhì)量先期策劃控制程序》

《不合格品控制程序》

《糾正和預防控制程序》

《持續(xù)改進控制程序》

《文件控制程序》

《記錄控制程序》

《變更管理規(guī)定》

《顧客合同評審管理規(guī)定》

7.相關(guān)表單：

見《記錄及表單清單》

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