4.4.5 各部門應(yīng)形成本部門的適用文件清單,明確適用文件名稱、記錄表格。

4.5文件的修訂

4.5.1質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)、《程序文件》的修訂由行政部說明更改原因，以確認(rèn)其適宜性，并按審批程序批準(zhǔn)后，由行政部組織修訂所有受控的文件。其他文件由原編制部門自行更改，更改后的文件應(yīng)按上述規(guī)定程序重新會(huì)簽并由行政部分發(fā)各使用單位。

4.5.2局部文件更改方法如下：

a)改頁，同時(shí)收回舊頁。

b)直接在現(xiàn)行文件上用不易褪色的筆在更改處打一橫線，在適當(dāng)位置處清晰寫上更改內(nèi)容，簽上名字和日期。

4.5.3文件多次修訂或雖未多次修訂但改動(dòng)較大，可改版重新發(fā)行。改版的文件可不填寫《文件更改記錄表》，但必須將整份文件重新提交有關(guān)部門按審批程序進(jìn)行。文件第一次發(fā)行時(shí),版本為A,以后每修改一次在主版本號(hào)后加次版本號(hào)，如A.1、A.2、A.3.其余類推。第2、3次發(fā)行時(shí),版本依次為B、C,依此類推。

4.5.4 當(dāng)新版文件發(fā)布實(shí)施后，舊版文件同時(shí)自動(dòng)作廢。

4.6文件的回收和銷毀處理

4.6.1行政部負(fù)責(zé)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)、《程序文件》的回收和銷毀。

4.6.2其他單位負(fù)責(zé)除4.6.1條款外本部門使用的文件的回收和銷毀。

4.6.3當(dāng)文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，文件保管人應(yīng)交回破損文件，由行政部負(fù)責(zé)人審批后補(bǔ)發(fā)新文件。新文件的分發(fā)仍沿用原文件分發(fā)號(hào)，行政部負(fù)責(zé)將破損文件銷毀。當(dāng)文件保管人將文件丟失后，應(yīng)經(jīng)部門主管審核，管理者代表審批后，到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)。行政部在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并在《文件發(fā)放、回收記錄》上注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。

4.7文件和資料的管理

4.7.1當(dāng)有的部門因法律、法規(guī)或資料積累的需要而保留失效文件時(shí),應(yīng)在失效文件上醒目的地方加蓋“作廢”印章,以作識(shí)別,并在《文件發(fā)放、回收記錄》上加以記錄，以保證各部門都能使用有效文件。

4.7.2 行政部應(yīng)存檔保存所有的新版本的環(huán)境、職業(yè)健康安全管理手冊(cè)、《程序文件》正本，分類存放,并加編目或加索引,以利方便調(diào)閱。

4.7.3 文件與資料的貯存條件應(yīng)符合以下要求:通風(fēng)、防潮、防蛀,防止損壞與遺失。

4.7.4使用的文件由各收文單位或持有者妥善保管,應(yīng)防止損壞、霉變或遺失,未經(jīng)行政部批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、更改,未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自外借。

4.7.5存檔文件的借閱：需借閱文件的人員經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱;借閱者應(yīng)在指定的日期歸還文件。

4.7.6質(zhì)量環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系文件和資料的持有者若調(diào)離崗位或離開本公司，應(yīng)如數(shù)把文件或資料交還給本部門。

4.7.7如文件和資料以電子媒體或硬體拷貝形式存在時(shí)，應(yīng)專人進(jìn)行妥善保管并保持新有效的版本及其安全性。

4.8外部文件的控制

上級(jí)傳送與質(zhì)量管理、環(huán)境管理或職業(yè)健康安全有關(guān)的法規(guī)性文件，由行政部負(fù)責(zé)傳遞相關(guān)職能部門。其他與環(huán)境管理或安全有關(guān)的外來文件由對(duì)外溝通的職能部門造冊(cè)管理，使用單位自行獲取的外部文件應(yīng)由使用單位造冊(cè)登記并報(bào)行政部。使用單位應(yīng)采取適當(dāng)方式了解外部文件新更改情況，以便獲取新版本的外部文件。

4.9  所有文件均需字跡清楚，注明日期(包括修訂日期)，標(biāo)識(shí)明確，妥善保管。

4.9記錄管理

4.9.1 記錄的保存要注意防潮、防蛀。應(yīng)分列放置于相應(yīng)的文件柜或文件夾

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*申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換審核認(rèn)證證書和標(biāo)志2021年3月12日之前新舊版本的證書均可頒發(fā)。2018年3月12日之后頒發(fā)的OHSAS18001:2007或GB/T28001-2011證書有效期截止……

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