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四川ISO9000認(rèn)證 關(guān)于ISO9001認(rèn)證中如何對(duì)記錄和空白表單進(jìn)行控制

   時(shí)間:2024-09-07 00:01:27     來(lái)源:華企認(rèn)證咨詢(xún)網(wǎng)     作者:小認(rèn)     瀏覽:900    評(píng)論:0    
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四川ISO9000認(rèn)證 關(guān)于ISO9001認(rèn)證中如何對(duì)記錄和空白表單進(jìn)行控制

四川ISO9000認(rèn)證 關(guān)于ISO9001認(rèn)證中如何對(duì)記錄和空白表單進(jìn)行控制

1、什么是記錄?記錄是闡明過(guò)程結(jié)果或者提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件(ISO9000第3.7.6條)。記錄為了滿足可追溯性要求,提供驗(yàn)證糾正措施和預(yù)防措施的證據(jù)。因此,必須保留到認(rèn)為沒(méi)有價(jià)值為止。

2、哪些記錄必須控制?通常根據(jù)如下三方面來(lái)考慮:

1)法規(guī)條例規(guī)定必須要保留做為客觀證據(jù)的;如食品安全需要的。

2)ISO9001規(guī)定必須要有的記錄;譬如,不合格品處理的。

3)顧客規(guī)定必須要有的記錄;譬如,和顧客簽訂合同中規(guī)定的。

4)組織自己認(rèn)為必須要有的記錄。譬如,自己新工藝開(kāi)發(fā)需要的。

3、記錄往往是填寫(xiě)在空白的表單上的。凡是作為需要控制的記錄所用的空白表單也必須加以控制。因?yàn)椋瞻妆韱我彩俏募?。根?jù)什么說(shuō)是文件?ISO9000:2000對(duì)文件的定義是,信息及其承載的媒介。如果一個(gè)空白的表單,要求填寫(xiě)質(zhì)量數(shù)據(jù),成為記錄。您所記錄的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)是有用的數(shù)據(jù)。根據(jù)ISO9000定義,有用的數(shù)據(jù)就是信息,那么,記錄是文件,空白表單中有構(gòu)成記錄的信息,當(dāng)然,也是文件。特別是,有的空白表單上還有指導(dǎo)如何填寫(xiě)的信息,因此,空白表單就是文件。

4、為了確保記錄的正確,通常表單的填寫(xiě)是用程序(或者作業(yè)指導(dǎo)書(shū))來(lái)控制的。因此,凡是符合第3點(diǎn)所說(shuō)的空白表單都應(yīng)當(dāng)加以控制。其他的,不屬于質(zhì)量管理體系的范疇,如果其他體系有要求,那是另外討論的問(wèn)題。

5、空白表單如何控制?只要得到受控目的,方式方法組織可以自己確定。表單和記錄控制涉及三方面:

1)既然空白表單是文件,就應(yīng)當(dāng)滿足標(biāo)準(zhǔn)第4.2.3條要求。譬如,內(nèi)容充分性。確保有了這些內(nèi)容可以滿足可追溯性以及提供證據(jù)證明的需要。

2)空白表單版本標(biāo)志。如果空白表單內(nèi)容有所變更,新老表單應(yīng)當(dāng)能加以區(qū)別,以免誤用。因此,要有版本的識(shí)別標(biāo)志。通常在表單的下面用年月日來(lái)表示該空白表單的編制年月日。如20071212。

3)表單填寫(xiě)內(nèi)容成了記錄以后,應(yīng)當(dāng)滿足標(biāo)準(zhǔn)第4.2.4條要求。譬如,必須便于識(shí)別和檢索。通常用流水帳上統(tǒng)一編號(hào)。譬如,部門(mén)(組、個(gè)人代號(hào))加流水號(hào)。如果QW-1。表示質(zhì)量部門(mén)W的第一個(gè)記錄。

以上三方面控制方法是否一定用編號(hào)。用可以,不用,如果能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)可以識(shí)別的要求,也是可以的。方法很多。因?yàn)椋瑯?biāo)準(zhǔn)無(wú)論對(duì)文件和記錄都只提出控制的要求,沒(méi)有一定要編號(hào)的要求。

6、空白表單的設(shè)計(jì)有講究的。傳統(tǒng)的等級(jí)式管理是各個(gè)部門(mén)設(shè)計(jì)各自的表單,要求別人來(lái)填寫(xiě)。目的是為了控制別人;現(xiàn)代的管理,采用過(guò)程模式管理,根據(jù)過(guò)程來(lái)設(shè)計(jì)表單,各該職能在同一的表單上填寫(xiě)各自有關(guān)的內(nèi)容,目的是為了向有關(guān)職能提供有用的信息。這兩種是決然不同的觀念和做法。后者可以少填寫(xiě)一些共同的內(nèi)容,可以大大節(jié)約時(shí)間和發(fā)生錯(cuò)誤的機(jī)會(huì),提高工作效率。

7、還要說(shuō)明,并不是所有記錄都必須采用表單的形式。不用表單也可以成為記錄,但還是要滿足標(biāo)準(zhǔn)第4.2.4條要求。

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